Планирование времени — четыре квадрата

Хорошо помню 90-е годы, когда Россию охватила волна сетевого маркетинга. С этим движением появилась различная мотивирующая литература, в которой много было информации на тему эффективного управления временем. Прийти быстрее к результату или к своей цели хотели многие, поэтому интерес был повышенный. Если всё это сейчас проанализировать, то тайм менеджмент пережил в своей жизни несколько этапов.

Первый этап планирования времени сводился к тому, что мы писали о своих делах на листочках (иногда салфеточках), на обрывках бумаг или других шпаргалках, делая пометки, что бы чего-то не забыть.

Следующий этап – появление на рабочих столах ежедневников, куда мы вносили идеи, мысли, события. Это способствовало более систематизированному планированию время. И тоже было правильно, правда эффект был однобоким – мы слишком «зависали» на составленных списках, забывая про нормальное человеческое общение. Становились некими роботами, идя к намеченной цели.

Поэтому появилась третья волна тайм менеджмента уже с другими задачами и инструментами. И основным было расставить приоритеты в делах по их ценности и важности.

Почему это произошло? Мы, наконец-то, поняли, что нацеливая свои усилия на бОльшую производительность, теряется сама прелесть жизни. Мы, как автоматы вынуждены делать дело за делом, дело за делом… А на выходе итог иногда был даже контрпродуктивным.

Чему в этом случае нужно следовать и как управлять своим временем, когда человек вынужден зарабатывать деньги? Или, к примеру, на нём висит большое домашнее хозяйство? При этом он хочет жить жизнь спокойную и размеренную.

На сегодняшний день термин «управлять временем» стал не верным. От слишком спланированного ритма жизни нарушаются обычные человеческие взаимоотношения. Понятие «управлять самим собой» стало более приоритетным. Что это значит и как к этому придти?

Матрица дел

Для начала нужно свои дела разложить на категории, которые определяются четырьмя критериями:

  • Срочные и важные.
  • Не срочные, но важные.
  • Срочные, но не важные.
  • Не важные и не срочные.

Я нарисовала для простоты понимания схему/матрицу, в которой отражены все четыре категории дел:

Менеджмент времени

Наша задача сейчас разобрать важность и ценность каждого квадрата и определить для себя в каком из них необходимо находиться дольше и больше, что бы жить жизнь качественно и свободно (на сколько, конечно, это возможно).

Что бы понимать о чем речь, я привожу два условных примера характеристики категорий дел:

  • Когда заболел ребёнок, это срочно и важно — квадрат Первый.
  • Когда зазвонил телефон, это может быть не так важно, но срочно — квадрат Третий.

Срочные дела всегда очевидны, они на нас «давят», призывая совершать быстрые действия. Мы ещё называем их кризисами или проблемами. Срочные и важные дела всегда отнимают кучу времени. Мы «гасим пламя», отдавая всю свою энергию и силу. В бизнесе этим делам даже отведено особое место и занимается ими кризисный менеджер.

Иногда бывает наоборот, дела срочные, но не такие важные и не такие сложные. Но почему-то на них уходит много времени. Как определить степень важности дела?

Дела, которые являются действительно важными, это те дела, которые приводят нас к какому-либо результату/цели.

Например, звонок друга поговорить о жизни, у нас относится к категории: срочно, но не важно. Хотя у большинства из нас даже в мыслях нет не взять трубку. Поэтому мы её берём и зависаем…

К категории дел Четвёртого квадрата «не срочно и не важно» относятся все дела, которые не привязаны ко времени и от них мало что зависит в будущем. В большинстве случаев это пустое времяпровождение.

Что касается квадрата Два, это дела, которые планируются предварительно, продуманы до мелочей, без давления и спешки. Например, они могут касаться здоровья и отдыха — посещение доктора, тренажёрный зал, прогулка с семьёй, поездка на море и прочее. Этот квадрат подразумевает планирование дел на перспективу с качественным содержанием. Поэтому квадрат Два считается идеальным местом.

В итоге, мы имеем:

  • Первый квадрат. Срочно и важно — это критическая ситуация, на которую нужно здесь и сейчас реагировать. Такое частенько случается в бизнесе, где нет чёткого и долгосрочного планирования.
  • Второй квадрат. Не срочно и важно — это профилактические действия, включающие планирование дел на перспективу и поиск новых возможностей.
  • Третий квадрат. Срочно, но не важно — это посторонние разговоры, телефонные звонки, встречи и деятельность, не приводящие к результату.
  • Четвёртый квадрат. Не срочно и не важно — это пустое времяпровождение, «пустые» звонки ни о чём.

И часто происходит следующий сценарий: когда люди устают «тушить пожар» в Первом квадрате, они бегут в квадрат Четыре, что бы отдохнуть и ничего не делать. Так они и мечутся между Первым и Четвёртым квадратом всю жизнь.

Само выражение «ежедневное планирование» подразумевает концентрацию на срочном, то есть, «здесь и сейчас». А долгосрочное планирование позволяет нашему ритму жизни быть более сбалансированным и прогнозируемым, при этом эффективным по результатам. Такой подход к своему времени на сегодня является оптимальным.

Ещё хочу отметить один важный момент. Когда планируется какое-то событие с участием людей, всегда нужно понимать, что здесь временные рамки не работают. С людьми нужно быть эффективными, а это порой требует больше времени.

Идея взята из книг Стивена Кови и своего предпринимательского опыта.

Ссылка на основную публикацию