Планирование времени — четыре квадрата

Хорошо помню 90-е годы, когда Россию охватила волна сетевого маркетинга. С этим движением появилась различная мотивирующая литература, которую читали и обычные предприниматели. Так же было много информации на тему эффективного управления своим временем. И прийти быстрее к результату или к своей цели хотели многие, поэтому интерес к этой литературе был у всех повышенный. Если всё это сейчас проанализировать, то тайм менеджмент пережил в своей жизни несколько этапов.

Первый этап планирования времени сводился к тому, что мы писали о своих делах на листочках, на обрывках бумаг, делая некие пометки, что бы чего-то не забыть.

Следующий этап – это наличие на рабочих столах ежедневников, куда мы вносили свои идеи, мысли, события. Это способствовало более систематизированному планированию своего время. И тоже было правильно, правда эффект был однобоким – мы слишком «зависали» на составленных списках, при этом забывая про нормальное человеческое общение. Становились некими роботами, идя к намеченной цели.

Поэтому появилась третья волна тайм менеджмента уже с другими задачами и инструментами. И основным было расставить приоритеты в делах по их ценности и важности.

Почему это произошло? Потому что люди поняли, что нацеливая свои усилия на большую производительность, они теряют саму прелесть жизни. Они, как автоматы вынуждены делать дело за делом, дело за делом. Но это является иногда даже контрпродуктивным.

Чему в этом случае нужно следовать, если человек вынужден зарабатывать деньги или на нём висит большое домашнее хозяйство? При этом он хочет вести обычную жизнь со всеми её радостями.

На сегодняшний день термин «управлять временем» стал не верным. От такого планового ритма жизни нарушаются обычные человеческие взаимоотношения. Поэтому сейчас правильнее употреблять понятие «управлять самим собой». Что это значит?

Матрица дел

Для начала нужно свои дела разложить на категории, которые определяются четырьмя критериями:

  • Срочные и важные.
  • Не срочные, но важные.
  • Срочные, но не важные.
  • Не важные и не срочные.

Я нарисовала для простоты понимания схему/матрицу, в которой отражены все четыре категории дел:

Менеджмент времени

Наша задача сейчас разобрать важность и ценность каждого квадрата и определить для себя в каком из них необходимо находиться дольше и больше, что бы проживать жизнь качественно и свободно (на сколько, конечно, это возможно).

Что бы понимать о чем речь, я привожу два условных примера характеристики категорий дел:

  • Когда заболел ребёнок, это срочно и важно — квадрат Первый.
  • Когда зазвонил телефон, это тоже срочно, но может быть и не так важно — квадрат Третий.

Одним словом, срочные дела очевидны, они на нас «давят» и призывают совершать быстрые действия. Мы ещё называем их кризисами или проблемами. Иногда срочные и важные дела отнимают у нас кучу времени, мы «гасим пламя», отдавая этому всю свою энергию и силы. У многих людей это поглощает всю жизнь. В бизнесе этим делам отведено особое место и занимается ими кризисный менеджер.

Часто бывает наоборот, дела срочные, но не такие важные и не такие сложные. Но почему-то на них уходит много времени. Как определить степень важности дела?

Дела, которые являются действительно важными, это те дела, которые приводят нас к какому-либо результату/цели.

Например, звонок друга поговорить о жизни у нас относится к категории: срочно, но не важно. Хотя у большинства из нас даже в мыслях такого нет, что бы не взять трубку. Поэтому мы её берём и зависаем…

К категории дел Четвёртого квадрата «не срочно и не важно» относятся все дела, которые не привязаны ко времени и от них мало что зависит в будущем. В большинстве случаев это пустое времяпровождение.

Что касается квадрата Два, то это все дела, которые планируются предварительно, без давления и спешки и продуманы до мелочей. Это могут быть дела, которые напрямую касаются здоровья и отдыха. Например, посещение доктора, тренажёрный зал, прогулка с семьёй, поездка на море и прочее. Этот квадрат подразумевает планирование дел на перспективу с очень качественным содержанием.

В итоге, что мы имеем:

  • Первый квадрат. Срочно и важно — это критическая ситуация, на которую нужно здесь и сейчас реагировать. Это часто бывает в бизнесе, когда нет чёткого и долгосрочного планирования самой работы.
  • Второй квадрат. Не срочно и важно — это профилактические действия, которые включают установление нужных связей, долгосрочное планирование своих дел, высвобождение времени для восстановления сил, поиск новых возможностей и прочее.
  • Третий квадрат. Срочно, но не важно — это посторонние разговоры, телефонные звонки, некоторые встречи, деятельность, не приводящая к результату.
  • Четвёртый квадрат. Не срочно и не важно — это праздное времяпровождение, «пустые» звонки ни о чём, пустая трата времени.

И часто происходит следующее: когда люди устают «тушить пожар» в Первом квадрате, они бегут в квадрат Четыре, что бы отдохнуть и ничего не делать. Так они и мечутся между Первым и Четвёртым квадратом всю жизнь.

Квадрат ДВА

Есть люди, которые большую часть времени проводят в квадрате  Два. Там важные, но не срочные дела. Что они делают? Они занимаются выстраиванием отношений с партнёрами, долгосрочным планированием, профилактикой и всем тем, что требует качественного осмысления. При этом жизнь таких людей течёт более спокойно, а по делам более эффективно.

Если посмотреть на это масштабно, то только деятельность в квадрате Два может принести какие-то положительные результаты. Всё остальное в большинстве случаев — рутинная суета.

И что бы как можно дольше времени проводить в квадрате Два, мы должны учиться говорить «нет» некоторым срочным, но не важным делам. Это можно делать достаточно легко, если есть цель, куда двигаться. Мы целенаправленно к этому идём. Но когда этих целей нет, то и «нет» мы говорим реже, при этом делая совершенно неэффективные для себя вещи.

Само выражение «ежедневное планирование» подразумевает концентрацию на срочном, то есть, «здесь и сейчас». А долгосрочное планирование позволяет нашему ритму жизни быть более сбалансированным и прогнозируемым, при этом эффективным по результатам. Такой подход к своему времени на сегодня является оптимальным.

Ещё хочу отметить один важный момент, когда речь идёт о времени. Когда планируется какое-то событие с участием людей, всегда нужно понимать, что здесь временные рамки не работают. С людьми нужно быть эффективными, а это порой требует много времени. А с вещами можно быть просто производительными.

Идея взята из книг Стивена Кови и своего предпринимательского опыта.

Ссылка на основную публикацию